Zugegebenermaßen war ich lange in der Situation, dass ich meine Produktivität anderen überlassen habe. Das führte dazu, dass von der Produktivität am Ende des Tages nichts spürbar und sichtbar war. Da bringen selbst die besten Zeitmanagement-Tipps nichts, wenn man sich von Dritten in der Tages- und Wochenplanung verplanen lässt. Hier ein Meeting, da ein Meeting und am Ende des Tages blickt man als Angestellter auf zahlreiche Meetings zurück, die allesamt kein bisschen deiner Produktivität in Anspruch genommen haben.
In diesem Artikel möchte ich dir zeigen, wann man als Mitarbeiter besonders produktiv ist, bzw. sein könnte und welche Möglichkeiten es gibt, sich besser zu organisieren, so dass am Ende des Tages unterm Strich betrachtet ein Ergebnis steht, dass einen zufrieden und glücklich stimmt.
Leistungskuve – Zu diesen Zeiten ist man produktiv
Von den 8 Stunden, die wir täglich arbeiten, sind wir keine 6 Stunden produktiv. Es gibt zudem diverse Studien, die belegen, dass wir weitaus weniger als 6 Stunden produktiv sind. Auch gibt es inzwischen eine ganze Reihe an Unternehmen, welche die 30 Stunden-Woche eingeführt haben. Manch andere Unternehmen haben gar eine 25 Stunden-Woche eingeführt, mit dem Resultat: Die Mitarbeiter haben nicht weniger Leistung gebracht. Und all das bei vollem Lohnausgleich.
Die Leistungskurve zeigt deutlich, zu welchen Zeiten wir besonders produktiv sind und um welche Zeiten unsere Produktivität im Keller ist. Um die eigenn Produktivität zu steigern, muss man etwas tun, was man bislang möglicherweise nicht, bzw. nicht richtig getan hat: sich richtig verplanen!
Sehr häufig lassen wir uns von Dritten verplanen, weil wir uns selbst nicht verplanen. Das führt jedoch dazu, dass wir Zeiten, in welchen wir produktiv sein könnten, mit irgendwelchen 0815 Status-Meetings verbringen, welche uns weder was bringen, noch in irgendeiner Form unsere Produktivität erfordern. Und genau das kann man sich zu Nutze machen, indem man die Zeiten, zu welchen die Produktivität ausgesprochen hoch ist, beispielsweise dem Projektgeschäft widmet.
Die Leistungskurve ist natürlich abhängig von Bio-Rhythmus.
Tipps zur Steigerung der Produktivität
Wie man richtig erkennen kann, sind wir bis zur Mittagspause äußerst produktiv. Nach der Mittagspause sind wir üblicherweise meist etwas schläfrig, erholen uns aber wieder, so dass wir nochmal mit einem kleinen Leistungsschub in den Feierabend starten.
0815 Meetings meiden
Diese typischen Standard 0815-Meetings tun nichts für deine Produktivität. Sie rauben einem wertvolle Zeit. Seltsamerweise finden diese meist dann statt, wenn die Leistungskurve nach oben geht. Wenn man der Auffassung bist, dass man in dieser Zeit produktiver ist, sollte man den Termin evtl. absagen, oder einen Zeitpunkt vorschlagen, zu welchem man weitaus weniger produktiv ist.
Verplane Dich
Ein leerer Terminkalender ist für Dritte natürlich sehr verlockend. Um an einem Thema möglichst ungestört und konzentriert arbeiten zu können, ist es wichtig sich selbst dafür zu blocken. Ich selbst führe für mich immer eine Wochenplanung durch. Zunächst schaue ich mir die Aufgaben an, die für diese Woche anstehen, nehme meinen Kalender und fülle Terminhülsen, die ich im Vorfeld angelegt habe, mit den Aufgaben dieser Woche. Dadurch kann ich sicherstellen, dass mein Kalender zu produktiven Zeiten nicht mit langweiligen Meetings zugekleistert wird.
Sprechstunden einführen
Lange Zeit war ich permanent einem Kommen und Gehen von Kollegen ausgesetzt. “Du ich hab da mal ne Frage…”, “Duuuu, kannst Du mal….”, “Duuu, ich hab da ein Problem” hab ich jeden Tag zu unterschiedlichen Tageszeiten immer wieder gehört. Jetzt wird man jedes Mal bei einer solchen Aktion aus seiner eigentlichen Tätigkeit herausgerissen, so dass man sich erst einmal wieder einarbeiten muss. Irgendeine Lösung musste her. Etwas, womit ich mein Publikum steuern konnte. Als ich nach langer Zeit wieder einmal zu einer Routine-Untersuchung bei meinem Hausarzt war, las ich “Sprechstunde von xx:xx bis xx:xx”. So wurde die Idee der Sprechstunde geboren. Kollegen, die außerhalb der Sprechstunde kamen, habe ich auf die Termine hingewiesen und nach einigen Wochen hatten sich die Termine bei allen Mitarbeitern so herumgesprochen, dass diese nur noch zu Sprechstunden auftauchten.
E-Mail Benachrichtigungen ausschalten
Um tatsächlich auch konzentriert und fokussiert an einer Aufgabe arbeiten zu können, solltest Du die E-Mail Benachrichtigung deines E-Mail-Clients ausschalten. Dies lenkt tatsächlich jeden ab und kostet dich Zeit. Denn durch diese Ablenkung wirst Du von deiner eigentlichen Arbeit abgelenkt und musst Dich zunächst einmal wieder einarbeiten.
Smartphone stummschalten
Wenn ich konzentriert arbeiten möchte, schalte ich mein Smartphone prinzipiell aus. In meinem Umfeld erlebe ich es immer wieder, wie sich Kollegen durch Signaltöne und Vibrationen ihres Smartphones dazu verleiten lassen einen Blick auf der Smartphone zu werfen.
Mir selbst haben diese Regeln dabei geholfen meine Produktivität nachhaltig zu steigern. Insbesondere durch die eigene Planung, anstatt sich verplanen zu lassen, konnte ich wertvolle Zeit gewinnen.
