14 Productivity Hacks zur Steigerung deiner Produktivität

Die 2-Minuten-Regel habe ich vor vielen Jahren in David Allens Buch “Getting Things Done” aufgenommen und wende diese Methode seither an. Hierbei geht es darum, Aufgaben welche man innerhalb von 2 Minuten erledigen kann, sofort anzugehen. Der Vorteil liegt klar auf der Hand: Wenn Du etwas in 2 Minuten erledigen kannst, mach es. Ansonsten schiebst du irgendwann ein Berg von 2-Minuten-Aufgaben vor dir her.

Low-Hanging-Fruits sind Aufgaben/ Maßnahmen, die mit vergleichbar geringem Aufwand, maximalen Erfolg erzielen. Und genau diese Art von Aufgaben/ Maßnahmen solltest du in deinem beruflichen Umfeld, bei deiner täglichen Arbeit identifizieren und direkt angehen. Denn während andere Aufgaben mitunter weniger, bis gar nicht Einfluss auf den Erfolg des Unternehmens nehmen, ist der Erfolg von Low-Hanging-Fruits unmittelbar danach spürbar. Solche Arbeiten steigern nicht nur die Produktivität, sondern auch das Selbstwertgefühl.

Wenn es um die Steigerung der eigenen Produktivität geht, führt aus meiner Sicht kein Weg an der Ivy-Lee-Methode vorbei. Diese unterscheidet sich gegenüber vielen anderen Zeitmanagement-Methoden vor allem durch die Planung am Vorabend. Die höchste Produktivität haben wir am Vormittag. Den Vormittag also für belanglose Dinge wie die Planung zu opfern, ergibt keinen Sinn. Da ich für die Planung nicht produktiv sein muss, kann ich diese kurz vor Feierabend vornehmen, so dass am nächsten Vormittag die maximale Produktivität für tatsächliche Aufgaben genutzt werden kann.

Mit der richtigen E-Mail Organisation kann man sich nicht nur besser organisieren, sondern darüber hinaus auch seine Produktivität steigern. Das beginnt bereits zu Beginn des Arbeitstages mit dem ersten Checken neuer E-Mails, dem Umgang mit neuen Mails, bis hin zur Benachrichtigung neuer Nachrichten im Postfach. Je nach Tätigkeit ist es ausreichend, wenn man 3 Mal täglich sein E-Mail-Postfach auf neue Nachrichten prüft. Auch sollte man seinen Posteingang möglichst leer halten. So sieht man nämlich nur das, was neu hinzugekommen ist und wird nicht durch ältere, bereits bearbeitete E-Mail Nachrichten abgelenkt.

Die Priorisierung nach dem Eisenhower-Prinzip unterstützt dabei, Aufgaben in der richtigen Reihenfolge zu bearbeiten. Mit der Eisenhower-Matrix werden einzelne Aufgaben in 4 Kategorien nach deren Wichtigkeit und Dringlichkeit eingeordnet. Dadurch lässt sich sowohl die Reihenfolge erkennen, in welcher die Bearbeitung einzelner Aufgaben zu erfolgen hat, aber auch welche der Aufgaben man als Führungskraft an einen Mitarbeiter, bzw. als Mitarbeiter vielleicht auch einmal an einen Kollegen delegieren kann.

Seit langem priorisiere ich nicht nur Anforderungen, sondern auch das Tagesgeschäft nach der MoSCoW-Methode. Diese besteht aus den 4 Kategorien Must, Should, Could und Won’t. Denn nicht alles was tagtäglich auf unserem Schreibtisch landet, erfordert eine Bearbeitung. Stattdessen sollte man nach der Priorität vorgehen und die wichtigsten Themen zuerst angehen.

Viele glaube ja, dass sie dazu im Stande sind mehrere Aufgaben gleichzeitig zu bewältigen. Die Qualität, also das Ergebnis dessen was dabei herauskommt, ist nicht immer akzeptabel. Zudem benötigt man bei gleichzeitiger Bearbeitung verschiedenster Aufgaben weitaus mehr Zeit für deren Umsetzung, als wenn man diese seriel nacheinander abgearbeitet hätte. Verzichte auf Multitasking, es bremst dich nur aus.

Um sicherzustellen, dass du zu Zeiten, in welchen deine Produktivität am höchsten ist, nicht mit belanglosen Status-Meetings zugekleistert wirst, solltest du deine Terminplanung selbst in die Hand nehmen. Häufig nutzen wir die Outlook-Kalender Funktion lediglich dazu, um uns von Dritten verplanen zu lassen, weitaus weniger dazu, um uns selbst zu organisieren.

Ich selbst nutze Outlook und verplane mich wöchentlich. Dadurch werde ich nicht mehr zu produktiven Zeiten von Dritten verplant, bin dadurch deutlich produktiver und bekomme so über die Woche weitaus mehr Aufgaben erledigt.

Jetzt kann es natürlich vorkommen, dass der eigene Chef genau zu dieser Zeit den Jour-Fixe, oder das Team-Meeting eingeplant hat. Ein klärendes Gespräch, in Verbindung mit der Leistungskurve von Mitarbeitern kann regelrecht Wunder bewirken.

E-Mail Benachrichtigungen, sowie Notifications von Skype, MS-Teams, WhatApp und anderen Messenger- & Social-Media-Dienste schaltet man idealerweise gleich aus. Hier ein aufpoppendes Fenster, dort die Anzahl ungelesener Nachrichten – es lenkt ab, weil es Neugier weckt. Und das während der Arbeitszeit? Greife in den Pausen, welche du auch im Home-Office machst, zu deinem Smartphone und schaue in regelmäßigen Abständen geschäftliche Messengerdienste und dein E-Mail-Posteingang an. So wirst du nicht regelmäßig durch Signaltöne und aufpoppende Fenster abgelenkt und kannst dich fokussiert deiner Arbeit im Home-Office widmen.

Wenn eines unsere Produktivität stört, dann sind es E-Mail Benachrichtigungen, der Blick ins Outlook, aufpoppende Skype-Nachrichten, Whats-App Nachrichten und noch so einiges mehr. Dass sich dies eher negativ auf deine Produktivität auswirkt, als dass es diese unterstützt, sollte jedem bewusst sein. Gönn dir in regelmäßigen Abständen Offline-Zeiten, in welchen du Skype ausschaltest, oder dich auf “bitte nicht stören” setzt, dein Smartphone in den Flugmodus setzt, ja sogar das Telefon auf lautlos stellst. So kannst du konzentriert und fokussiert ein Thema zielgerichtet bearbeiten

Die Gestaltung des Home-Office Arbeitsplatzes sollte man im Blick behalten. Arbeitsplätze, die nicht aufgeräumt sind, auf welchen viel unnützes Zeug herumsteht, tragen dazu bei, dass die Produktivität leidet. Der Arbeitsplatz sollte daher stets aufgeräumt und leer sein. Bücher, Ablagesysteme, als auch andere Spielereien von deinem Schreibtisch sollte man nach Möglichkeit aus dem Sichtfeld verbannen. Als würde man Bücher auf dem Tisch stehen haben, um in diesen regelmäßig nachzuschlagen. Vielmehr stehen die Bücher doch auf dem Tisch, um bei anderen Eindruck zu schinden.

Wenn ich eines immer wieder beobachte, dann dass wir unser tagtäglichen Medienkonsum überdenken sollten. Ich greife während der Arbeitszeit ausgesprochen selten zu Facebook, Twitter, LinkedIn, Xing, als auch zu digitalen Medien. Verpassen tue ich dadurch nichts. Eher das Gegenteil ist der Fall – ich erfahre Entschleunigung, bewahre einen klaren Kopf und bin weitaus ausgeglichener. Klar, am Anfang glaubt man noch man würde womöglich was verpassen. Irgendwann stellt man jedoch fest, dass mehr als nur Zeitfresser sind. Denn seit Corona gibt es vermehrt Meldungen, die einen aufregen und in Rage versetzen. Womöglich noch aus der eigenen Filterblase.

Regelmäßige Pausen tragen ebenfalls dazu bei die Produktivität zu steigern. Vielleicht warst du auch schon einmal in der Situation, in welcher du nicht mehr weiterwusstest, du der Auffassung warst, dass du einer Herausforderung möglicherweise nicht gewachsen warst. Je länger man sich mit dieser Aufgabe herumquält und diese zu lösen versucht, desto auswegloser erscheint diese einem und desto mehr Selbstzweifel entstehen.

Anstatt die Aufgabe bei Seite zu legen und eine gewisse Distanz aufzubauen, sucht man verbissen nach einer Lösung. Dass sich dies nicht gerade positiv auf die Produktivität, als auch auf die Motivation auswirkt, ist allgemein bekannt. In solchen Situationen greifen Raucher gerne zur Zigarette und machen eine Pause. Und auch Nichtrauchern kann ich in einer solchen Situation nur empfehlen eine Pause einzulegen, um etwas Distanz zu gewinnen. Denn manchmal reicht bereits eine kleine Pause und die Lösung des Problems kommt fast wie aus dem Nichts.

Man lernt nie aus und sollte sich auch nicht auf den den Lorbeeren seines Erfolgs ausruhen. Tausch dich mit Kollegen und Ex-Kollegen regelmäßig aus. Der fachliche Austausch mit Kollegen und Ex-Kollegen eröffnet einem durchaus auch die Sicht aus anderen Blickwinkeln. Initiiere ein virtuelles Afterwork-Event und nutze dies, um mit den Kollegen den Kontakt zu halten.

Welche weiteren Tipps hast du, mit welchen du deine Produktivität steigern konntest.