Kimai, das Open-Source Script zur Zeiterfassung

Wenn es um das Thema der Zeiterfassung geht, so betrachten dies viele Angestellte als Kontrollinstrument, nach dem Motto „Der Arbeitgeber möchte wissen, ob die Mitarbeiter was arbeiten“. Tatsächlich sehe ich für mich als Angestellter Vorteile der Zeiterfassung. So nutze ich diese beispielsweise seit Jahren, um meine Arbeitsweise zu hinterfragen und diese zu optimieren, weil ich bei der Analyse der Daten beispielsweise feststelle, dass zu viel Zeit in die Bearbeitung von E-Mails fließt, oder die Hälfte meiner Arbeitszeit und mehr auf Meetings gebucht wurde. Und nicht nur im Angestelltenverhältnis nutze ich die Zeiterfassung.

Auch in meiner nebenberuflichen Selbständigkeit als Blogger nutze ich Zeiterfassung. Das mag sich für dich zunächst komisch anhören. Doch wenn man beruflich daraus ein Nutzen ziehen kann, kann man als Blogger mit der Zeiterfassung durch Analyse auch Potentiale zur Optimierung der Arbeitsweise aus vergangenen Buchungen ableiten.

In diesem Artikel möchte ich dir die Open-Source Zeiterfassung und deren Möglichkeiten vorstellen, aber auch zeigen, wie du dies auf einem NAS-System, bzw. einem Server im internen Netz installiert bekommst.

Zunächst einmal möchte ich das Thema Zeiterfassung betrachten.

Warum Zeiterfassung?

Die Zeiterfassung betrachte ich insbesondere im Projektgeschäft als ein wichtiges Instrument zur Analyse und Überwachung des dafür geschätzten Aufwandes. Dies hilft nicht nur dem Projektmanager, die Schätzgenauigkeit eines Teams, als auch einzelner Personen bewerten zu können. Nein auch den Projektbeteiligten dient dies, um Qualität der eigenen Schätzung zu hinterfragen. Doch auch an anderer Stelle kann eine Zeiterfassung wertvolle Erkenntnisse liefern. Zwar sagt einem das Bauchgefühl immer und immer wieder, dass man zu viel Zeit in Meetings verbringt, doch die Zeiterfassung schafft hier Klarheit. Mit der Zeiterfassung kann man dieses Material durchaus verwenden, um die Meeting-Kultur eines Unternehmens in Frage zu stellen, bzw. diese zu optimieren.

Dies bedeutet in gewisser Form, dass man als Arbeitnehmer gläsern wird, weil die eigene Führungskraft nun genau sehen kann, worauf man täglich wie viele Stunden bucht. Allerdings ist das auch eine Chance für den Arbeitnehmer Missstände aufzuzeigen, beispielsweise indem viel Zeit in die Planung fließt, weil das Unternehmen nicht in Software investiert, welche den Aufwand deutlich minimieren würde. Oder Mitarbeiter dauerhaft Überstunden leisten, so dass eine neue Planstelle möglicherweise notwendig erscheint.

EuGH Urteil zur Zeiterfassung

Der Europäische Gerichtshof (EuGH) hat mit dem Urteil vom 14. Mai 2019 entschieden, dass die Arbeitgeber in den Mitgliedstaaten dazu verpflichtet werden müssen, ein System zur Zeiterfassung einzurichten, durch welche die tägliche Arbeitszeit der Mitarbeiter gemessen werden kann. Viele Unternehmen führen bislang keine Zeiterfassung und verkaufen dies als Vertrauensarbeitszeit. Stattdessen werden unter dem Deckmantel der Vertrauensarbeitszeit zahlreiche Überstunden geleistet, die Arbeitnehmer weder nachweisen, noch abbauen können. Zu wann das EuGH Urteil zur Zeiterfassung in den einzelnen Mitgliedstaaten verpflichtend wird, ist mir zum augenblicklichen Zeitpunkt nicht bekannt. Was ich jedoch vermehrt feststelle ist, dass das Thema Zeiterfassung und Buchungssysteme zur Arbeitszeiterfassung, insbesondere die kostenlose Open-Source Anwendungen seit dem Urteil vermehrt gesucht werden.

Kimai, das Open-Source Script zur Zeiterfassung

Ich selbst nutze in meiner nebenberuflichen Selbständigkeit seit Jahren die Open-Source Zeiterfassung Kimai. Habe dies aber auch in klein- und mitteltständischen Unternehmen sowohl bereits im Einsatz gesehen, oder dort zum buchen von Projektaufwänden eingeführt. Für den Betrieb der Applikation wird PHP und eine MySQL Datenbank vorausgesetzt. Die Anwendung lässt sich sowohl lokal, als auch bei einem Webhoster betreiben. Ich selbst habe das Open-Source Tool zur Zeiterfassung auf meinem lokalen Synology NAS installiert. Entscheidend für die Infrastruktur ist hier sicherlich auch die Anzahl an Mitarbeitern eines Unternehmens.

Was kann ich mit Kimai erfassen?

Mit Kimai lassen sich verschiedenste Szenarien abbilden. Du kannst dies sowohl nutzen, um deine Tagesgeschäft-Aktitiväten zu erfassen, aber auch um auf interne, als auch Kundenprojekte IST-Aufwände buchen zu können. Einem Projekt, als auch einem Kunden, lassen sich zudem verschiedenste Tätigkeitsfelder zugeordnen, die man im Vorfeld definiert hat. In meiner nebenberuflichen Selbständigkeit, insbesondere für das Bloggen, habe ich mir Tätigkeitsfelder wie Artikel schreiben, Artikel optimieren, Buchhaltung, E-Mail, Entwicklung, Grafik-Design, Recherche, SEO-Optimierung und Social Media, um nur einige zu nennen erstellt. Unternehmen setzen bei der Zeiterfassung auf Buchungstätigkeiten wie Bugs, E-Mail, Entwicklung, Konzeption, Meetings, Reisen, Training / Weiterbildung, sowie andere, für das Unternehmen spezifische Tätigkeitsfelder.

Auch lassen sich sowohl zu einzelnen Kunden, Mitarbeiter, als auch Tätigkeitsfeldern, Stundensätze zuweisen. Vielleicht möchte man dem Kunden für beauftragte Recherche-Arbeiten weniger in Rechnung stellen, als für die Konzeption, Entwicklung oder das Design.

So buche ich über Kimai

Kimai lässt sich auf verschiedenste Weise ansprechen. Arbeitnehmer, die einen Büro-Arbeitsplatz haben, ob nun im Unternehmen oder HomeOffice, erledigen die Zeiterfassung meist über den Web-Browser. Dagegen greifen Angestellte im Außendienst, als auch Handwerker über eine Mobile-App auf das Zeiterfassungs-Tool zu. Am Ende liegen aber die Buchungen aller Angestellten in einem zentralen Tool zur Zeiterfassung vor.

Kimai über den Browser nutzen

Die klassische Variante ist über den Browser. Allerdings ist es etwas ungeschickt wenn man mehrere Tabs im Browser geöffnet hat und zunächst nach dem Kimai-Tab Ausschau halten muss. Hier kann schon einmal wertvolle Zeit verloren gehen und Zeiterfassung sollte schnell und unkompliziert funktionieren.

Kimai als App nutzen

Ich kann hier nur für den Mac-User sprechen. Wer im App-Store nach „Kimai“ sucht, wird die Zeiterfassung-App „TimeTracker“  finden. Diese installieren und einzurichten sollte kein Problem darstellen.

Die App für Mac OSX findest Du übrigens hier.

Zeiterfassung Reporting-Funktionalität

Auch verfügt die Open-Source Anwendung Kimai über ein Reporting, über welches man detaillierte Auswertungen durchführen kann. So lassen sich Auswertungen in verschiedensten Dateiformaten, wie PDF und CSV exportieren. Und wem diese Ausführung an Reports nicht genügt, kann mit Enterprise-Anwendungen lesend auf die Datenbank zugreifen, um über Microsoft Power BI Auswertungen fahren, oder aber mittels SQL Server Reporting Services (kurz: SSRS) spezifische Reports für das Management entwickelt und auf Knopfdruck zu generieren.

Voraussetzungen zur Installation von Kimai

• Apache Webserver (auf lokalem Rechner geht es auch mit nem XAMPP)
• PHP
• MySQL Datebank

Herunterladen kannst Du das Script zur Zeiterfassung auf https://kimai.org, bzw. lässt es sich auch über Docker einfach in Betrieb nehmen.

Kimai Installation auf Synology NAS

Die Zeiterfassung mit Kimai auf einem öffentlich zugänglichen Webserver einzurichten, ist sicherlich nicht die schlauste Methode für die Zeiterfassung. Denn somit ist das System für Jedermann zugänglich. Möchte man Kimai für seine eigenen Projekte nutzen, ohne dass weitere Personen darauf Zugriff haben, kann man einerseits einen lokalen Webserver auf dem PC, bzw. dem Notebook installieren, ist dann allerdings auch immer an dieses Gerät gebunden. Weitaus besser ist die Nutzung von Kimai auf einem lokalen Server, bzw. einem NAS System und dieses in das interne Netzwerk zu hängen.

Kimai auf Synology NAS einrichten

Ich selbst habe das Kimai PHP Script zur Zeiterfassung vor Jahren auf einem Synology DS216j 2-Bay NAS, als auch später auf einem DS218+ NAS eingerichtet. Hier eine kurze Anleitung, zur Installation. Zunächst einmal musst Du auf deinem Synology NAS einen Webserver aufsetzen. Hierzu musst Du dich zunächst über den Browser mit deinem Synology NAS verbinden (Standard-Konfiguration: http://diskstation:5000). Hast Du dich mit deinen Zugangsdaten angemeldet, musst Du zunächst einen Webserver installieren. Hierzu klickst Du zunächst auf das Paket-Zentrum. Dort wiederum wählst Du in der linken Leiste den Reiter “Dienstprogramme”.

Web Service installieren

Unter den Dienstprogrammen findest Du die Applikation “Web Service”. Klicke hier auf “Installieren”, um auf deinem Synology NAS einen Apache Webserver zu installieren. Darüber hinaus solltest Du neben dem Apache Webserver, PHP und phpMyAdmin installieren.

Persönliche Website aktivieren

Damit Du Scripte, welche im Synology Installer nicht enthalten sind, installieren kannst, musst Du zunächst den Web Service öffnen und darin unter “Allgemeine Einstellungen” das Häkchen bei “Persönliche Website aktivieren” klicken. Erst dann kannst Du eigene Scripte in den Web-Ordner einspielen und abrufen. Zwar kannst Du bereits zuvor dein PHP-Script im Verzeichnis Web ablegen, bekommst dann allerdings beim Aufrufen einen Fehler 500 zurückgeliefert. Hast Du dies getan, kannst Du über den Wizard die Installation durchführen. Mit einem neueren NAS System, wie dem Synology DS218+ NAS kannst Du die Kimai Open-Source Zeiterfassung einfach und unkompliziert mittels Docker installieren.

Kimai-Plugins

Neben dem Kimai-Core-System, stehen einem über den Marktplatz zahlreiche Plugins zur Verfügung, welche sich einfach installieren lassen. Hierunter befinden sich sowohl kostenpflichtige, als auch kostenlose Kimai-Plugins. An dieser Stelle sei jedoch gesagt, dass die Anzahl kostenloser Plugins überwiegt. Hierunter zählen sowohl eine kostenlose iOS-, als auch Android-App, ein Plugin zur Anpassung des Designs, ein Backup-Plugin, sowie zahlreiche Erweiterungen. Auch die kostenpflichtigen Plugins des Zeiterfassungstools können sich sehen lassen, wie beispielesweise eine App für die Apple-Watch, die Anlage benutzerdefinierter Felder, oder das Task-Management-Plugin. Eine vollständige Liste aller Kimai-Pluigns findest Du hier.

Bei all der Aktivität, die aufgrund des EuGH-Urteils spürbar ist, würde mich, sicherlich aber auch andere Leser interessieren als auch helfen, in wie weit dein Arbeitgeber hier bereits Maßnahmen ergriffen hat, welche Anwendungen und Tools zur Zeiterfassung in die Tool-Evaluierung eingeflossen sind und für welche Anwendung man sich aus welchen Gründen entschieden hat.